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Conditions de l’habilitation de la personne morale

Le processus d’habilitation de la personne morale d’une entreprise est initié :

  par la personne publique ou un industriel lors du lancement d’une consultation pour un projet de contrat classé ou à clause de sécurité,

  par un industriel titulaire d’un contrat classé ou à clause de sécurité lorsqu’il décide de sous-traiter une partie des prestations protégées.

1/ Réponse à une consultation nécessitant une habilitation pour l’exécution des prestations d’un contrat classé ou à clause de sécurité

1.1/ Candidature à un contrat nécessitant une habilitation

Il n’est pas nécessaire de disposer, initialement, d’une habilitation pour concourir à un contrat nécessitant une habilitation.

L’entreprise candidate doit alors constituer le dossier décrit au § 1.2.

Toutes les entreprises, invitées par l’acheteur à remettre une offre, accèderont au processus d’habilitation. Elles seront habilitées (si cela est possible) au niveau requis par la procédure d’achat, avant la fin de celle-ci.

Nota : à défaut de déposer le dossier décrit au § 1.2, l’entreprise est réputée avoir renoncé à son habilitation aux informations et supports protégés pour l’accès au contrat considéré.

1.2/ Dossier de réponse à une consultation

Il appartient à chaque entreprise candidate à une consultation pour un contrat classé ou à clause de sécurité de fournir les éléments suivant à l’appui de sa candidature :

  Pour une entreprise non habilitée, un dossier d’habilitation tel que décrit dans la rubrique "dossier d’habilitation de la personne morale".

  Pour une entreprise habilitée mais dont l’habilitation actuelle ne correspond pas au niveau requis pour la consultation, une attestation d’habilitation et une attestation de non changement de la personne morale depuis la dernière habilitation. Les deux attestations sont signées par le directeur de l’entreprise (*). Si la personne morale a subit des modification, alors le candidat remet les nouveaux éléments afin d’actualiser son dossier d’habilitation. cf rubrique (dossier d’habilitation de la personne morale).

  Pour une entreprise habilitée au niveau requis pour la consultation mais dont la personne morale a subit des changements depuis la dernière décision d’habilitation, un dossier d’actualisation de la personne morale. cf rubrique (dossier d’habilitation de la personne morale).

  Si l’entreprise candidate est habilitée au niveau requis et si sa personne morale n’a pas subit de changements depuis la décision d’habilitation alors celle-ci dépose une attestation d’habilitation et une attestation de non changement de la personne morale depuis la dernière habilitation. Les deux attestations sont signées par le directeur (*) de l’entreprise.

De plus, l’entreprise remet :

  S’agissant d’une candidature à un contrat classé, un engagement, signé par le directeur* de l’entreprise, à déposer un dossier de vérification d’aptitude, en même temps que son offre, pour les locaux ou systèmes d’informations où elle envisage de réaliser les travaux protégés.

  S’agissant d’une candidature à un contrat à clause de sécurité, un engagement, signé par le directeur* de l’entreprise, à déposer un dossier de d’identification d’établissement, en même temps que son offre, pour chacun des établissements dont le personnel participera aux travaux protégés.

Le dossier d’habilitation et l’engagement sont remis en même temps que la candidature.

En cas de co-traitance, il y a lieu de déposer autant de dossiers qu’il y a d’entreprises co-traitantes.

2/ Réponse à une consultation nécessitant une habilitation préalable à la rédaction d’une offre

Pour ce type de consultation, l’entreprise candidate et son personnel impliqué dans la rédaction de l’offre doivent être habilités avant la communication des informations protégées contenues dans le dossier de consultation.

Des dossiers différents sont à constituer selon que la communication des informations protégées se passe dans les locaux de la personne publique ou chez les candidats.

2.1/ Les informations protégées sont consultables dans les locaux de la personne publique

La législation impose comme pré requis à la consultation d’information protégées, à une entreprise, que :

  Celle-ci soit habilitée ;
  Le personnel ayant le besoin d’en connaître soit habilité.

Aussi, les candidats doivent fournir, en complément du dossier d’habilitation de la personne morale (Cf chapitre 1.2) et en même temps que celui-ci :

  3 notices individuelles 94/A (Mle 01/IGI 1300), accompagnés de 3 photos d’identités récentes, pour les personnes non habilitées devant prendre connaissance des informations protégées,

ou

  les attestations d’habilitation des personnes devant prendre connaissance des informations protégées, si l’entreprise dispose de personnels titulaires d’une habilitation valide et du niveau requis par la consultation,

  2 notices 83/B (Mle 02/IGI 1300) pour chaque personne non habilitée ayant rempli une notice individuelle 94/A. Pour une entreprise non habilitée, le directeur de celle-ci signe en lieu et place de l’officier de sécurité du titulaire.

Pour les consultations relevant de la DGA, ces documents sont à fournir à DGA/SDI.

2.2/ Les informations protégées sont adressées aux candidats

La législation impose comme pré requis à la transmission d’information protégées, à une entreprise, que :

  Celle-ci soit habilitée ;
  Le personnel ayant le besoin d’en connaître soit habilité ;
  Le lieu de détention des informations protégées ait fait l’objet d’un avis d’aptitude.

Aussi, les candidats doivent fournir, en complément du dossier d’habilitation de la personne morale (Cf chapitre 1.2) et en même temps que celui-ci :

  3 notices individuelles 94/A (Mle 01/IGI 1300), accompagnés de 3 photos d’identités récentes, pour les personnes non habilitées devant prendre connaissance des informations protégées

ou

  les attestations d’habilitation des personnes devant prendre connaissance des informations protégées, si l’entreprise dispose de personnels titulaires d’une habilitation valide et du niveau requis par la consultation,

  2 notices 83/B (Mle 02/IGI 1300) pour chaque personne non habilitée ayant rempli une notice individuelle 94/A. Pour une entreprise non habilitée, le directeur de celle-ci signe en lieu et place de l’officier de sécurité du titulaire,

  un dossier de contrôle d’aptitude, tel que décrit à la rubrique "Aptitude à détenir des informations ou supports protégés".

Pour les consultations relevant de la DGA, ces documents sont à fournir à DGA/SDI.

3/ Sous-traitance de travaux protégés

L’entreprise candidate à la sous-traitante constitue, si elle se trouve dans l’un des cas cités au § 1.2, un dossier d’habilitation (cf. rubrique "dossier d’habilitation de la personne morale) et le remet au contractant.

Si cela est nécessaire, elle constitue également le dossier de vérification d’aptitude ou d’identification d’établissement, selon le type de contrat prévu.

(*) : ou l’Officier Central de Sécurité agréé par l’autorité d’habilitation.

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