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Mise à jour : 30/11/2016 17:05

Dossier d’organisation

Avant de solliciter une licence globale, vous devez adresser à la DGA/DI, Bureau des licences globales et générales et du contrôle sur place, un dossier d’organisation, exigé par l’article R. 2335-20 du code de la défense, décrivant les dispositions que vous avez prises pour l’exécution des opérations de transfert et d’exportation. La validation de ce dossier est un préalable indispensable à toute demande de licence globale.

Ce dossier présente les informations suivantes :

1. Chaîne des responsabilités dans la structure de l’organisation
Le dossier d’organisation doit indiquer la personne qui, au sein de la société, assume la responsabilité du contrôle des exportations et en porte la responsabilité pénale. La chaîne de responsabilité au sein de l’organisation doit être clairement définie, notamment les attributions du responsable du contrôle des exportations et les éventuelles délégations de responsabilité.

2. Procédures de vérifications internes
Le dossier d’organisation doit présenter les procédures internes qui permettent à l’opérateur de contrôler la conformité des opérations réalisées au titre de la licence avec le contour de celle-ci, notamment :
-  Maîtrise de la conformité de l’offre et des actes contractuels avec la licence.
L’opérateur doit fournir les procédures lui permettant d’établir son offre, puis de s’assurer de la pleine conformité entre les actes contractuels et la licence globale qui lui a été accordée.
-  Maîtrise de la conformité des matériels et informations exportés avec la définition autorisée dans la licence, et avec les conditions éventuelles.
L’opérateur doit fournir les procédures lui permettant de vérifier, et le cas échéant, de s’assurer que l’ensemble des éléments nécessaires (levée des conditions, CNR, ...) avant une expédition sont conformes et que l’expédition entre bien dans le cadre de la licence globale accordée.
-  Obtention et archivage des certificats de non-réexportation.
L’opérateur doit fournir les procédures lui permettant de s’assurer de la cohérence des CNR avec les exigences de la licence.
-  Information et contrôle des sous-traitants et des fournisseurs.
L’opérateur doit fournir des éléments sur la transmission des contraintes du contrôle des transferts et des exportations aux fournisseurs et sur la traduction en terme contractuel.
-  Existence d’audits internes dédiés à la maîtrise des transferts et des exportations.
-  Modalités de traitement des anomalies et non-conformités (remontée d’information, procédures de correction).
L’opérateur doit présenter ses dispositions concernant la remontée de l’information vis-à-vis des autorités d’exportation en cas d’anomalie et de non-conformité.

3. Mesures de sensibilisation et de formation du personnel
Le dossier d’organisation doit décrire les formations et sensibilisations proposées au sein de l’organisation aux différents types de personnels (commerciaux, expéditions, contrôle des exportations et des transferts, ...).

4. Mesures de sécurité physiques et techniques
Le dossier d’organisation doit indiquer les dispositions prises :
-  au regard de la sécurité et de la protection du patrimoine industriel, sécurité des locaux et des personnels.
Si l’organisation est habilitée à détenir des ISC (Informations et Supports Classifiés), le dossier doit simplement l’indiquer afin de valider cette section.
Si l’organisation n’est pas habilitée à détenir des ISC, le dossier doit décrire la gestion physique et organisationnelle lui permettant de protéger son savoir faire et les informations sensibles qu’elle détient.
-  afin de sécuriser la transmission d’informations par voie intangible (réunions, e-mails,...), essentiellement pour les données et logiciels.

5. Tenue des registres et traçabilité
Le dossier d’organisation doit contenir les procédures et la description des outils de suivi et de contrôle des transferts et exportations (enregistrement, archivage, production du compte rendu semestriel).
L’opérateur doit expliquer en particulier comment les contraintes liées au contrôle des exportations et des transferts sont intégrées dans ses bases de données (par exemple au sein de son progiciel de gestion).
Il doit également expliquer comment est produit le compte rendu semestriel.
L’opérateur doit présenter les durées d’archivages des documents, qui doivent être conformes à la réglementation.

Les recommandations particulières relatives au dossier d’organisation sont présentées dans le guide suivant :



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